ABC der wichtigsten Betriebsausgaben
Reisekosten für Geschäftsreisen (1 von 2)
Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn ein Unternehmer/Freiberufler ausserhalb seiner Wohnung und regelmässigen Betriebsstätte/Praxis geschäftlich tätig wird.
Eine Dienstreise lag vor, wenn Arbeitnehmer ausserhalb Ihrer Wohnung und regelmässigen Betriebsstätte beruflich tätig wurden. Bei Arbeitnehmern sind Dienstreisen, Fahrtätigkeiten und Einsatzwechseltätigkeiten nun unter dem Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ zusammengefasst.
Zu Reisekosten zählen:
- Fahrtkosten
- Verpflegungskosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
1. Fahrtkosten:
1.1 Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Aufwendungen für Strassenbahn, Bus, Bahn, Flugzeug, Taxi etc. sind in Höhe der nachgewiesenen Belege abzugsfähig.
1.2 Fahrten mit private Fahrzeugen
Wird für die Geschäftsreise ein privates Fahrzeug des Unternehmers (oder ein anderes privates Fahrzeug genutzt), können die anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesenen Kosten oder, ohne Nachweis, folgende Pauschbeträge je gefahrenem Kilometer angesetzt werden:
Mit dem Ansatz von Kilometerpauschalen sind sämtlich Fahrzeugkosten abgedeckt.
1.3 Firmenfahrzeuge
Werden Firmenfahrzeuge genutzt, können neben den tatsächlich anfallenden Kosten wie Kraftstoff etc. keine zusätzlichen (pauschalen) Kosten geltend gemacht werden, weil alle anderen Kosten ja bereits als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.
2. Verpflegungskosten
Für Verpflegungskosten können nur noch Aufwendungen in Höhe der Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden. Auch tatsächlich nachgewiesen höhere Kosten können nicht angesetzt werden. Die Höhe der Pauschalen sind von der Abwesenheitsdauer abhängig und und betragen bei Inlandsreisen:
| bis zu 8 Stunden | 0,00 € | |
| bei mindesten 8 bis zu 14 Stunden | 6,00 € | |
| bei mindestens 14 bis zu Stunden | 12,00 € | |
| bei mehr als 24 Stunden (0 bis 24 Uhr) | 24,00 € | |
Die Abwesenheitszeiten bei mehreren Geschäftsreisen an einem Kalendertag sind zusammenzufassen.
Eine Geschäftsreeise, die nach 16:00 Uhr beginnt und vor 8:00 Uhr am folgenden Tag endet, ist mit der gesamten Abwesenheitszeit dem Tag mit der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.
3. Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten für Geschaftsreisen im Inland sind in tatsächlicher Höhe (durch Belege) nachzuweisen. Ein pauschaler Ansatz ist nicht möglich.
Die Kosten für Frühstück sind aus den Übernachtungskosten herauszurechnen. Werden sie nicht separat ausgewiesen, sind sie pro Übernachtung mit 4,80 € zu berücksichtigen, es sei denn, auf der Rechnung ist vermerkt, dass Kosten für Frühstück nicht enthalten sind.
Durch die Änderung des Umsatzsteuergesetzes zum 1.Januar 2010 wurde der Umsatzsteuersatz für Beherbergungsleistungen von 19 % auf 7 % heruntergesetzt. Die Auswirkungen auf die Frühstückspauschale (Bewirtung an Ort und Stelle mit 19 % USt) wurden dabei nicht bedacht und das Problem wurde dadurch gelöst, dass Nebenleistungen zur Übernachtung (Verpflegung, Telefon- und Internetnutzung, Pay-TV, Massagen, etc.) in einem Sammelposten als „Servicepauschale“ oder „Business-Package“ ausgewiesen werden können.
Bei Auslandsreisen können auch bei Geschäftsreisen Pauschalen für Übernachtungen geltend gemacht werden. Für einzelne Länder und Gebiete sind unterschiedliche Pauschbeträge zu beachten. Analog zu den Ausführungen von oben wird Frühstück mit 20 % des jeweils geltenden Verpflegungspauschbetrags berücksichtigt.
Das für das Bundesreisekostengesetz zuständige Bundesinnenministerium wird voraussichtlich zum 1. Januar 2012 eine Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder vornehmen. Bis dahin gelten die mit BMF-Schreiben vom 17. Dezember 2009 bekanntgegebenen Pauschbeträge weiter.
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