ABC der wichtigsten Betriebsausgaben

Reisekosten für Geschäfts- und Dienstreisen
Rechtsstand 2007 

Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn Sie als Unternehmer/Freiberufler ausserhalb Ihrer Wohnung und regelmässigen Betriebsstätte/Praxis geschäftlich tätig werden.

Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie als Arbeitnehmer ausserhalb Ihrer Wohnung und regelmässigen Betriebsstätte beruflich tätig werden.

Zu Reisekosten zählen:

• Fahrtkosten
• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Fahrtkosten:

Öffentliche Verkehrsmittel

Für Strassenbahn, Bus, Bahn, Flugzeit, Taxi etc. sind die durch Belege nachgewiesenen Kosten abzugsfähig.

Private Fahrzeuge

Wird für die Geschäftsreise ein privates Fahrzeug des Unternehmers oder des Arbeitnehmers genutzt, können die anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesenen Kosten oder, ohne Nachweis, folgende Pauschbeträge je gefahrenem Kilometer angesetzt werden:

mit PKWs		0,30 €
mit Motorräder		0,13 €
mit Mopeds und Mofas		0,08 €
mit Fahrräder		0,05 €

Mit den Kilometerpauschalen sind sämtlich Fahrzeugkosten abgedeckt.

Firmenfahrzeuge

Werden Firmenfahrzeuge genutzt, können neben den tatsächlich anfallenden Kosten wie Kraftstoff etc. keine zusätzlichen (pauschalen) Kosten geltend gemacht werden, weil alle anderen Kosten bereits als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Verpflegungskosten

Für Verpflegungskosten können nur noch Aufwendungen in Höhe der Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden. Auch tatsächlich nachgewiesen höhere Kosten können nicht angesetzt werden. Die Höhe der Pauschalen sind von der Abwesenheitsdauer abhängig und und betragen bei Inlandsreisen:

bis zu 8 Stunden		0,00 €
bei mindesten 8 bis zu 14 Stunden		6,00 €
bei mindestens 14 bis zu Stunden		12,00 €
bei mehr als 24 Stunden (0 bis 24 Uhr)		24,00 €

Seit dem 1. Januar 1997 kann ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern freiwillig die doppelten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen erstatten und den dadurch über den regulären Pauschbeträgen liegenden Betrag mit 25 % pauschal versteuern, ohne dass dieser sozialversicherungspflichtig ist.

Die Abwesenheitszeiten bei mehreren Dienstreisen an einem Kalendertag sind zusammenzufassen.

Eine Geschäfts- bzw. Dienstreise, die nach 16:00 Uhr beginnt und vor 8:00 Uhr am folgenden Tag endet, ist mit der gesamten Abwesenheitszeit dem Tag mit der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

Bei Auslandsreisen* sind unterschiedliche Pauschalen für einzelne Länder und Gebiete zu beachten.  

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten für Geschaftsreisen im Inland sind in tatsächlicher Höhe (durch Belege) nachzuweisen. Ein pauschaler Ansatz ist nicht möglich.

Die Kosten für Frühstück sind aus den Übernachtungskosten herauszurechnen. Werden sie nicht separat ausgewiesen, sind sie pro Übernachtung mit 4,80 € zu berücksichtigen, es sei denn, auf der Rechnung ist vermerkt, dass Kosten für Frühstück nicht enthalten sind.

Übernachtungskosten bei Dienstreisen im Inland können in tatsächlicher Höhe oder pauschal mit 20,00 € pro Nacht geltend gemacht werden.

Bei Auslandsreisen können auch bei Geschäftsreisen Pauschalen für Übernachtungen geltend gemacht werden. Für einzelne Länder und Gebiete sind unterschiedliche Pauschbeträge zu beachten. Analog zu den Ausführungen von oben wird Frühstück mit 20 % des jeweils geltenden Verpflegungspauschbetrags berücksichtigt.

Reisenebenkosten

Zu Reisenebenkosten zählen  beispielsweise:

• Trinkgelder
• Aufmerksamkeiten
• Gepäckbeförderung und -aufbewahrung,
• Gepäckversicherung,
• Telefax- und Fernmeldegübühren etc.
• Porto
• Nahverkehr
• Fährkosten
• Straßenbenutzungsgebühren

Was für den Vorsteuerabzug bei Reisekosten zu beachten ist:

• Die Rechnungen müssen auf das Unternehmen ausgestellt sein (und nicht etwa auf den Arbeitnehmer).
• Für einen Vorsteuerabzug ist eine Einzelabrechnung der Reise mit gesondertem Steuerausweis zu erstellen.
• Aus Pauschalen können keine Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden.